時間和空間管理法則

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一、每天在固定的時間收發電子郵件,一天最多收發三次,不要隨時查 看電子信箱。如果不是必要的溝通,不要使用 MSN、Skype 或即時通閒聊。

二、起床前在床頭準備一本書或一片 CD,起床時可以藉著閱讀幾行故 事或聽一段音樂來「醒腦」。也可以在還沒下床前,在溫暖的被窩中思考 今天要做哪些事情?

三、常需要的物品,可以準備一個袋子,在袋子中分配好空間,把東西 放在裡面,要用到的時候就不會手忙腳亂。

四、平常準備一本筆記簿,把要做的事情記錄下來,完成一項就刪去一 項。有空的時候,比如正在等人、排隊,就可以看看這本筆記簿。即使是 搭車,也可以在車上思考,或者用 mp3 聽有聲書。

五、清楚知道有哪些該做的事情,再來排順序,依據「80 比 20 法則」, 先處理重要的五分之一,那麼其他事情都會更加順暢。做事情可以「親自 動手」也可以「委託他人」。請求他人幫忙時,要說明清楚做法。

六、對於同學、朋友的連絡資料,製作通訊錄保管,如果認識令你欣賞 的新朋友,別忘了記下對方的連絡方式。

七、對於同一個主題的書籍,只看一本容易陷入困惑中,可以多看幾本, 互相參考,吸收情報的效果也會增加。看文章的時候要抓住「關鍵字」、 「關鍵句」。如果作者提供「參考書目」,可以選幾本再去閱讀。

八、不清楚自己把時間浪費在哪裡時,可以找一天,把整日的行程用紙 筆記錄下來,睡前做檢討。金錢的管理也是如此,養成記帳、儲蓄的習慣, 相當重要。

九、「並行處理」是同時進行兩項以上的事情,比方說,打電話給人, 接聽的人正在請對方來聽,這幾分鐘時間,雙手可以處理一些簡單的事情。 或者一方面聽有聲書、一方面整理書桌等等。

十、「積極的休息」是指明明到了最後期限,還是刻意讓自己做其他 事情,這跟無法自制去沉溺娛樂不一樣。積極的休息可以提高緊張的程度, 讓自己一旦回到該做的事情上,就效率驚人。

十一、可以在電腦上安裝行事曆軟體,讓軟體提醒自己什麼時候該處 理什麼事情。同一個時刻可以預先排入數樣事情,可以培養自己同時並行 的能力,或者請求他人的協助。

十二、「鯨千分法」是把一個巨大的任務分解成一個一個小任務的方 法。一口氣要把鯨魚吞下去是不可能的,但如果細分成小口小口就可以。 做事有「短期目標」、「中期目標」、「長期目標」,好像唐三藏取經時, 以近山為目的,抵達後再以更遠的ㄧ座山為目的。

十三、隨時吸收對自己學習和活動有幫助的「情報」,並把這些情報 和靈感保存、記錄下來。好好和朋友相處,朋友也可以提供許多好的情報。 在學期間雖然不缺交流和互動,但一旦分開之後,不時可以用小卡片或 email 連絡,保持友情。

十四、不管再怎麼忙碌,都不應該捨棄睡眠的時間。利用睡眠前的時 間讀些東西或聽一段音樂都很好。大腦在睡眠時有「快速動眼時期」,會 篩選白天所學到的東西,因此重要的資訊務必即時複習。

十五、報紙和雜誌上的文章,如果是自己的書籍,可以直接撕下來, 放入資料夾保存。但遇到有價值,卻又不是自己的書,可以用影印的方式 保存。

十六、Google 的總經理張成秀說,她從辦公桌走到廁所的時間可以做 五件事情,平常就把要交給同事的文件放在固定的位置,起身去廁所時就 順便分發

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